Checklist per un Ente del Terzo Settore
Un Ente del Terzo Settore deve mantenere nel tempo coerenza tra statuto, organizzazione, decisioni e attività svolte.
Questa checklist raccoglie alcuni controlli pratici utili per associazioni ed Enti del Terzo Settore, soprattutto prima di assemblee, decisioni degli organi, modifiche organizzative o adempimenti.
Non sostituisce la verifica della disciplina applicabile al singolo ente: statuto, forma giuridica, attività e situazione concreta possono richiedere controlli specifici.
1. Ho a disposizione lo statuto aggiornato?
- Dispongo della versione aggiornata dello statuto.
- Ho verificato la forma giuridica dell’ente.
- Conosco le finalità e le attività previste dallo statuto.
- Ho controllato le disposizioni relative agli organi dell’ente.
- Ho verificato eventuali modifiche statutarie intervenute nel tempo.
2. Chi è competente a decidere?
Prima di assumere una decisione è importante individuare l’organo competente secondo legge e statuto.
- Ho individuato l’organo competente.
- Ho verificato i poteri attribuiti a quell’organo.
- Ho controllato se la decisione richiede l’intervento dell’assemblea.
- Ho verificato eventuali competenze del consiglio direttivo o di altri organi.
- Ho controllato eventuali deleghe già conferite.
3. L’assemblea è stata convocata correttamente?
- È stato individuato chi deve convocare l’assemblea.
- Ho verificato le modalità di convocazione previste dallo statuto.
- Ho controllato il termine di preavviso.
- La convocazione contiene data, ora e luogo o modalità di partecipazione.
- L’ordine del giorno indica in modo sufficientemente chiaro gli argomenti da trattare.
4. Ho verificato quorum e maggioranze?
Le regole possono variare in relazione al tipo di decisione e alle disposizioni applicabili.
- Ho verificato il quorum costitutivo previsto.
- Ho verificato il quorum deliberativo previsto.
- Ho controllato eventuali maggioranze particolari.
- Ho verificato le regole relative alle deleghe, se ammesse.
- Ho controllato eventuali regole specifiche per modifiche statutarie o altre decisioni particolari.
5. La decisione rientra nelle finalità e nelle attività dell’ente?
- La decisione è coerente con le finalità dell’ente.
- L’attività programmata rientra nell’oggetto o nelle attività previste.
- Ho verificato eventuali autorizzazioni o adempimenti necessari.
- La decisione è compatibile con lo statuto.
- Ho verificato eventuali vincoli derivanti dalla normativa applicabile.
6. La documentazione è completa?
- I partecipanti dispongono delle informazioni necessarie per decidere.
- Sono disponibili i documenti da esaminare.
- Eventuali preventivi, relazioni o proposte sono stati raccolti.
- Le informazioni economiche rilevanti sono disponibili.
- È possibile ricostruire le ragioni della decisione.
7. Il verbale è stato predisposto correttamente?
- Il verbale indica data e luogo o modalità della riunione.
- Sono indicati i partecipanti secondo quanto necessario.
- Sono riportati gli argomenti trattati.
- Le decisioni assunte sono formulate in modo comprensibile.
- Il risultato delle votazioni è riportato quando necessario.
- Il verbale viene sottoscritto secondo le regole applicabili.
8. Ci sono adempimenti successivi?
- Ho individuato eventuali comunicazioni da effettuare.
- Ho verificato eventuali registrazioni o depositi necessari.
- Ho controllato eventuali termini successivi alla decisione.
- Ho verificato se devono essere aggiornati documenti o registri dell’ente.
- Ho conservato la documentazione relativa alla decisione.
Una decisione dell’ente deve essere verificata nel suo contesto
Statuto, normativa applicabile, natura dell’ente, tipo di attività e contenuto della decisione possono incidere sulle regole da seguire.
Quando una decisione presenta conseguenze rilevanti per l’ente o per i suoi componenti, è opportuno verificare preventivamente la correttezza del procedimento e della documentazione.
9. Controllo finale
- Lo statuto utilizzato è aggiornato.
- L’organo che decide è competente.
- La convocazione è stata effettuata correttamente.
- Quorum e maggioranze sono stati verificati.
- La documentazione necessaria è disponibile.
- La decisione è coerente con statuto e finalità dell’ente.
- Il verbale documenta correttamente la decisione.
- Sono stati individuati gli eventuali adempimenti successivi.
Vuoi approfondire il Terzo Settore?
Puoi consultare i contenuti dedicati agli Enti del Terzo Settore oppure partire dai concetti fondamentali per orientarti tra statuto, organi, assemblee e decisioni.