Un ente del Terzo Settore deve prendere una decisione
Una decisione di un ente del Terzo Settore può avere conseguenze giuridiche, organizzative ed economiche. Prima di assumere una decisione è quindi utile comprendere quale sia la questione da affrontare, quale organo sia competente, quali documenti debbano essere verificati e quali effetti possa produrre la scelta.
Procedere con ordine può aiutare l’ente a distinguere gli aspetti già verificabili da quelli che richiedono un’analisi più approfondita.
Questa guida ha carattere generale e informativo. Non costituisce una valutazione della singola situazione e non sostituisce l’esame dello statuto, degli atti dell’ente, della documentazione disponibile e della normativa applicabile.
1. Quale decisione deve essere presa?
Il primo passo consiste nell’individuare con precisione la questione sulla quale l’ente deve decidere.
Può trattarsi, ad esempio, dell’approvazione di un atto, della conclusione di un contratto, dell’assunzione di un impegno economico, dell’organizzazione di un’attività, della gestione di un rapporto con un soggetto esterno oppure di una questione interna all’ente.
In pratica: prova a formulare in una frase la decisione che deve essere assunta e il motivo per cui è necessaria.
2. Che cosa prevede lo statuto?
Lo statuto è uno dei primi documenti da verificare, perché può contenere disposizioni relative agli organi dell’ente, alle loro competenze, alle modalità di convocazione e alle procedure per assumere determinate decisioni.
È quindi utile verificare se la questione da affrontare sia disciplinata dallo statuto o da altri atti interni dell’ente.
3. Quale organo è competente?
Non tutte le decisioni possono essere assunte dallo stesso organo.
Occorre individuare, in relazione alla specifica questione, quale organo abbia il potere o la competenza di deliberare e quali siano le modalità previste per l’assunzione della decisione.
Possono assumere rilievo, a seconda dei casi, l’assemblea, il consiglio direttivo, l’organo di amministrazione o altri organi previsti dalla struttura dell’ente.
In pratica: prima della convocazione verifica quale organo deve decidere e quali condizioni devono essere rispettate per poter assumere validamente la decisione.
4. Ci sono decisioni o documenti precedenti?
Una nuova decisione può essere collegata ad attività già svolte dall’ente.
È quindi utile raccogliere i verbali, le delibere, le comunicazioni, i contratti e gli altri documenti che riguardano la stessa questione.
Una breve ricostruzione cronologica può aiutare a comprendere perché la decisione sia necessaria e quali elementi siano già stati valutati.
Quando uno dei documenti collegati non risulta chiaro, può essere utile consultare anche la guida Ho ricevuto un documento che non riesco a comprendere.
5. Quali sono le conseguenze economiche?
Prima di assumere una decisione è opportuno considerare anche le conseguenze economiche.
Possono essere rilevanti costi, impegni finanziari, pagamenti, entrate previste, obblighi futuri o conseguenze sulla gestione ordinaria dell’ente.
Quando la decisione comporta un impegno economico significativo, può essere utile coordinare la valutazione giuridica con i dati contabili e finanziari disponibili.
6. La decisione riguarda un contratto o un soggetto esterno?
Se la decisione riguarda la conclusione, la modifica o la cessazione di un rapporto contrattuale, è importante esaminare il contratto e gli eventuali documenti collegati prima che l’organo competente assuma la decisione.
Possono assumere rilievo durata, costi, obblighi, recesso, responsabilità e conseguenze del mancato adempimento.
Per un primo orientamento può essere utile consultare anche la guida Prima di firmare un contratto: cosa verificare.
7. Ci sono termini o scadenze?
Una decisione può dover essere assunta entro una determinata data, oppure può produrre effetti collegati a una scadenza.
Verifica quindi se esistano termini derivanti da comunicazioni, contratti, procedimenti, adempimenti o altri atti.
Quando è presente una scadenza, è utile annotare insieme la data e l’attività che deve essere compiuta.
Per approfondire questo aspetto può essere utile la guida Ho una scadenza: cosa verificare.
8. Quali documenti devono essere disponibili prima della decisione?
Prima della riunione o della deliberazione è utile predisporre una raccolta ordinata della documentazione pertinente.
Possono essere necessari:
- statuto;
- regolamenti interni;
- verbali e delibere precedenti;
- contratti o proposte contrattuali;
- comunicazioni ricevute e inviate;
- documentazione economica e contabile pertinente;
- eventuali atti della Pubblica Amministrazione;
- altri documenti richiamati nella questione da decidere.
La disponibilità della documentazione prima della decisione può rendere più ordinato il confronto tra i componenti dell’organo competente.
9. Cosa posso verificare autonomamente?
Prima di richiedere un approfondimento è possibile effettuare una prima verifica:
☐ Ho individuato con precisione la decisione da assumere.
☐ Ho verificato lo statuto e le eventuali disposizioni interne pertinenti.
☐ Ho individuato l’organo competente.
☐ Ho raccolto le decisioni e i documenti precedenti collegati.
☐ Ho verificato eventuali conseguenze economiche.
☐ Ho controllato se la decisione riguarda contratti o rapporti con soggetti esterni.
☐ Ho verificato la presenza di termini o scadenze.
☐ Ho raccolto la documentazione necessaria.
10. Quando può essere necessaria un’analisi specifica?
Le verifiche preliminari consentono di ordinare la situazione, ma non sempre permettono di stabilire se la decisione sia correttamente impostata sotto il profilo giuridico.
Può essere necessario valutare le competenze dell’organo, le disposizioni statutarie, la normativa applicabile, la validità delle procedure, gli effetti della decisione, gli obblighi che ne derivano e le possibili alternative.
La valutazione deve essere effettuata considerando la situazione concreta e l’intera documentazione disponibile.
11. Se la decisione riguarda la Pubblica Amministrazione
Quando l’ente deve assumere una decisione collegata a una Pubblica Amministrazione, possono assumere rilievo comunicazioni, autorizzazioni, procedimenti, provvedimenti, richieste o termini amministrativi.
In questi casi è utile collegare la decisione alla documentazione ricevuta e al procedimento nel quale l’ente è coinvolto.
Quando la questione riguarda un atto della Pubblica Amministrazione, può essere utile consultare anche la guida Ho ricevuto un atto dalla Pubblica Amministrazione.
12. Quando può essere utile una consulenza?
Una consulenza può essere utile quando non è chiaro quale organo debba assumere la decisione, quando la questione presenta conseguenze economiche o giuridiche rilevanti, quando devono essere interpretate disposizioni statutarie o quando la decisione riguarda contratti, rapporti con soggetti esterni o Pubbliche Amministrazioni.
Può essere utile anche quando esistono posizioni differenti all’interno dell’ente o quando la decisione potrebbe determinare un disaccordo con altri soggetti.
Quando la situazione sta evolvendo verso un conflitto, può essere utile consultare anche la guida Una controversia sta iniziando: cosa valutare.
Consulenza giuridica per il Terzo Settore
Lo Studio svolge attività di consulenza giuridica stragiudiziale anche a supporto degli enti del Terzo Settore, con particolare attenzione alla documentazione, all’organizzazione dell’ente, alle decisioni degli organi e ai rapporti giuridici nei quali l’ente è coinvolto.
La consulenza non sostituisce le attività giudiziali o le altre attività professionali riservate dalla legge a professionisti abilitati.
Quando una situazione richiede un’attività riservata, l’ente dovrà rivolgersi al professionista competente.
Una decisione informata parte dalla documentazione
Una decisione può essere affrontata con maggiore consapevolezza quando i componenti dell’organo competente dispongono delle informazioni e dei documenti necessari per comprendere la questione.
Quando possibile, verificare preventivamente competenze, procedure, conseguenze e scadenze consente di arrivare alla decisione con un quadro più ordinato delle alternative disponibili.
Checklist finale prima della decisione
Prima di assumere la decisione, verifica:
☐ So esattamente quale questione deve essere decisa.
☐ Ho verificato lo statuto e le eventuali regole interne pertinenti.
☐ Ho individuato l’organo competente.
☐ Ho raccolto i documenti e le decisioni precedenti rilevanti.
☐ Ho verificato le eventuali conseguenze economiche.
☐ Ho esaminato eventuali contratti o rapporti con soggetti esterni.
☐ Ho verificato la presenza di termini o scadenze.
☐ Ho a disposizione la documentazione necessaria per assumere la decisione.
☐ Ho individuato gli aspetti che richiedono un approfondimento.
☐ È chiaro quale decisione deve essere formalizzata e con quali modalità.
La checklist non sostituisce l’analisi giuridica della situazione. Serve a verificare che, prima della decisione, siano stati considerati gli elementi essenziali e che eventuali aspetti da approfondire siano stati individuati.
Un ente del Terzo Settore deve assumere una decisione?
Puoi rappresentare sinteticamente la situazione allo Studio, indicando quando possibile quale decisione deve essere assunta, quale organo è coinvolto, quali documenti sono disponibili e l’eventuale presenza di termini o scadenze.
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