Checklist prima di inviare una PEC
Prima di inviare una PEC è utile fermarsi qualche minuto e controllare il contenuto del messaggio.
Una PEC può essere utilizzata per comunicazioni importanti e può essere
collegata a termini, richieste, contestazioni, adempimenti o altre
situazioni giuridicamente rilevanti.
Questa checklist aiuta a verificare gli elementi essenziali prima
dell’invio. Non sostituisce la valutazione della situazione concreta.
1. Hai scelto correttamente il destinatario?
- Ho verificato l’indirizzo PEC del destinatario.
- Ho verificato che il destinatario sia effettivamente il soggetto a cui devo comunicare qualcosa.
- Se si tratta di un ente o di un’amministrazione, ho verificato l’ufficio o l’indirizzo PEC appropriato.
- Ho controllato che l’indirizzo non contenga errori di digitazione.
2. Il messaggio identifica chiaramente chi scrive?
- Ho indicato nome e cognome o denominazione del soggetto che scrive.
- Ho indicato i recapiti necessari per eventuali comunicazioni successive.
- Se scrivo per conto di un’altra persona o di un ente, ho chiarito in quale qualità intervengo.
3. L’oggetto è chiaro?
L’oggetto dovrebbe consentire al destinatario di comprendere
immediatamente l’argomento della comunicazione.
- L’oggetto descrive sinteticamente la questione.
- Se esiste un precedente documento, ho indicato gli estremi utili per identificarlo.
- Se la comunicazione riguarda una pratica o un procedimento, ho indicato il relativo riferimento quando disponibile.
4. Il testo spiega chiaramente che cosa sto comunicando?
- Ho spiegato brevemente i fatti essenziali.
- Ho indicato le date rilevanti.
- Ho distinto i fatti dalle mie valutazioni o richieste.
- Ho indicato chiaramente che cosa chiedo al destinatario.
- Ho evitato formulazioni inutilmente confuse o aggressive.
5. Sto rispondendo a un documento ricevuto?
Se la PEC costituisce una risposta a una comunicazione precedente,
è importante consentire al destinatario di comprendere esattamente
a quale documento o comunicazione ci si riferisce.
- Ho indicato la data della comunicazione a cui rispondo.
- Ho indicato il numero di protocollo, pratica o altro riferimento, se presente.
- Ho allegato il documento precedente quando è necessario per comprendere la risposta.
6. Ho controllato gli allegati?
- Ho allegato tutti i documenti che dichiaro di inviare.
- Ho verificato che i file siano quelli corretti.
- I documenti sono leggibili e completi.
- Ho controllato che non manchino pagine o allegati.
- I nomi dei file consentono di capire che cosa contengono.
7. Sto rispettando una scadenza?
Se la PEC deve essere inviata entro un termine, non è sufficiente
controllare soltanto la data indicata nella propria agenda.
Occorre verificare da quale atto o evento decorre il termine e
quali regole siano applicabili.
Se hai un dubbio sul termine:
evita di basarti esclusivamente su un calcolo approssimativo.
Puoi utilizzare lo strumento
Calcolo dei termini
per un primo orientamento e, quando necessario, approfondire
la situazione concreta.
8. La comunicazione contiene una richiesta precisa?
Se desideri ottenere una risposta, un documento, un comportamento
o un adempimento, è opportuno esprimere la richiesta in modo
comprensibile.
- Ho indicato chiaramente che cosa chiedo.
- Ho specificato eventuali documenti o informazioni che desidero ricevere.
- Se è necessario rispondere entro una certa data, ho indicato il termine quando appropriato.
9. Ho riletto la PEC prima dell’invio?
- Ho riletto il testo dall’inizio alla fine.
- Ho controllato nomi, date, numeri e riferimenti.
- Ho controllato destinatario e oggetto.
- Ho verificato gli allegati.
- Il contenuto corrisponde effettivamente a ciò che intendo comunicare.
10. Dopo l’invio: conserva tutto
Dopo l’invio è opportuno conservare il messaggio e le relative
ricevute, insieme agli eventuali allegati.
- Ho conservato il messaggio inviato.
- Ho conservato la ricevuta di accettazione.
- Ho conservato la ricevuta di avvenuta consegna.
- Ho conservato gli allegati nella versione effettivamente inviata.
- Ho annotato la data e l’ora dell’invio quando sono rilevanti.
Prima di inviare una PEC importante
Una PEC non dovrebbe essere inviata semplicemente perché
“bisogna rispondere”.
Se il contenuto può produrre conseguenze giuridiche,
incidere su una posizione, costituire una contestazione,
contenere una dichiarazione importante o essere collegato
a un termine, è opportuno comprendere prima la situazione
e valutare con attenzione il contenuto della comunicazione.
Quando necessario, una valutazione preventiva può aiutare
a evitare che una comunicazione venga inviata senza aver
considerato adeguatamente fatti, documenti e possibili conseguenze.
Hai già ricevuto una PEC?
Se invece devi comprendere una PEC che hai ricevuto, puoi consultare
la guida dedicata.