Scheda di analisi di un documento ricevuto
Prima di agire, è utile capire che cosa contiene realmente un documento.
Questa scheda aiuta a individuare il soggetto che ha emesso il documento, la data, l’oggetto, eventuali termini, richieste, conseguenze e documenti collegati.
Può essere utilizzata per una comunicazione ricevuta da un privato, da un’impresa, da un ente o dalla Pubblica Amministrazione.
1. Identificazione del documento
2. Chi ha emesso il documento?
3. Come è stato ricevuto?
4. Che cosa dice il documento?
Riassumi con parole semplici il contenuto principale, senza cercare necessariamente di utilizzare termini giuridici.
5. Che cosa viene richiesto?
Verifica se il documento contiene una richiesta, un invito, un ordine, una comunicazione o un’altra indicazione alla quale devi prestare attenzione.
6. Ci sono termini o scadenze?
7. Quali conseguenze vengono indicate?
Controlla se il documento indica espressamente cosa può accadere in caso di mancata risposta, mancato adempimento o mancata presentazione.
8. Quali documenti sono allegati o richiamati?
9. A quale vicenda si riferisce?
Collega il documento agli eventi precedenti, alle comunicazioni già ricevute o alle iniziative già intraprese.
10. Che cosa non è chiaro?
Indica le parti del documento che non comprendi, le espressioni che non conosci o gli aspetti che richiedono una verifica.
Prima di rispondere
Non è sempre opportuno rispondere immediatamente a un documento soltanto perché contiene una richiesta o indica un termine.
Prima di assumere iniziative, è utile verificare chi ha emesso il documento, a quale situazione si riferisce, quale sia il termine effettivo e quali conseguenze siano concretamente collegate alla situazione.
Quando il contenuto non è chiaro, conserva il documento originale e le relative ricevute o prove di ricezione.
Strumenti collegati
Puoi utilizzare questa scheda insieme ad altri strumenti presenti nel sito:
Il documento continua a non essere chiaro?
Se dopo aver raccolto queste informazioni rimangono dubbi sul significato del documento, sui termini o sui possibili passaggi successivi, puoi richiedere una consulenza.
Nota: questa scheda ha funzione organizzativa e informativa. La compilazione non costituisce una valutazione giuridica del documento e non sostituisce l’esame concreto della documentazione e della situazione alla quale essa si riferisce.